De goedkoopste claim is de claim die je niet krijgt. Wie zijn beeldgebruik één keer goed inricht, verkleint de kans op zo'n brief aanzienlijk: een veilige bron, een licentie die past bij het gebruik, het bewijs per beeld bewaard en één keer per jaar de site nalopen. Dit is de werkwijze die wij mensen na afloop meegeven.
De werkwijze
Elke foto, illustratie of infographic is in beginsel beschermd, ook zonder copyrightteken en ook als hij vrij op internet te vinden is. Wie een beeld op zijn site zet, maakt het openbaar en heeft daar toestemming voor nodig. Hoe dat werkt, staat bij auteursrecht op foto's. Die toestemming heet een licentie, en een licentie is altijd toestemming onder voorwaarden.
De derde stap hierboven is degene die iedereen overslaat en die alles bepaalt. Een licentie waarvan je het bewijs niet meer hebt, is voor een claimpartij hetzelfde als geen licentie. Welke stukken later tellen als bewijs, staat bij een beeldlicentie bewijzen. Het kost per beeld weinig tijd, en het scheelt later een lange zoektocht naar iets wat je nooit hebt bewaard.
De risicoplekken
Zes bronnen waar in de praktijk de meeste claims uit voortkomen. Loop ze na op je eigen site.
Veilige bronnen
Eigen foto's. De veiligste bron. Je bent zelf de maker, dus je hebt niemands toestemming nodig voor het auteursrecht. Let wel op de mensen die erop staan en op logo's of kunstwerken die prominent in beeld zijn. Maak je de foto's niet zelf maar laat je ze maken, leg dan in de opdracht vast dat je ze op je site, in advertenties en op social media mag gebruiken. Zonder afspraak blijft het auteursrecht bij de fotograaf.
Betaalde beeldbanken. Adobe Stock, Shutterstock, iStock, Envato en vergelijkbare diensten verkopen licenties. Lees per beeld wat de standaardlicentie dekt en wanneer je een uitgebreide licentie nodig hebt, bijvoorbeeld voor drukwerk in grote oplage of voor gebruik in een product dat je verkoopt. Zet het account op naam van de organisatie, niet van een medewerker die kan vertrekken. Waar je later je aankoop terugvindt, staat bij licentie terugvinden bij je beeldbank.
Gratis beeldbanken. Unsplash, Pexels, Pixabay en soortgelijke sites werken met een eigen licentie die veel toestaat, maar niet alles. Royaltyvrij betekent niet rechtenvrij: de voorwaarden gelden nog steeds, en beeld dat door een uploader zonder rechten is geplaatst kan alsnog een claim opleveren. Bewaar daarom de pagina van het beeld met datum. Bij vectoren, iconen en illustraties van gratis platforms is naamsvermelding vaak een voorwaarde; wat er gebeurt als je die vergeet, staat bij naamsvermelding vergeten bij een gratis vector. Dat ook infographics en illustraties beschermd zijn, lees je bij claim over een infographic, vector of illustratie.
Creative Commons. Beeld met een CC-licentie mag je gebruiken onder de voorwaarden van die specifieke licentie: soms alleen niet-commercieel, soms alleen ongewijzigd, bijna altijd met naamsvermelding en een verwijzing naar de licentie. Controleer bovendien of de uploader het beeld wel onder die licentie mocht aanbieden.
Bronregistratie
Dit is wat je later laat zien als er toch een brief komt. Hoe dat gesprek dan loopt, staat bij claim met een licentie.
Op een plek die de organisatie beheert, niet in de downloads van een medewerker. Geef de map de bestandsnaam van het beeld, dan is hij later terug te vinden op precies de naam die in een claimbrief staat.
Het bestand zelf, de link naar de bronpagina, de licentietekst of de aankoopbevestiging zoals die op dat moment gold, en een schermafbeelding van de bronpagina met de datum zichtbaar.
Op welke pagina's, in welke nieuwsbrief, in welke advertentie. Bij een claim gaat het vaak over de omvang van het gebruik, en dit is dan je eigen overzicht.
Zet de bron en de licentie in het veld voor bijschrift of beschrijving van je mediabibliotheek. Wie de site later overneemt, ziet dan meteen waar elk beeld vandaan komt.
Afspraken
De meeste claims gaan niet over beeld dat je zelf hebt geplaatst, maar over beeld dat iemand anders voor je heeft geplaatst: een webbouwer, een tekstschrijver, een stagiair, een vrijwilliger. Die persoon is vertrokken, de licentie stond op zijn naam of bestond nooit, en jij krijgt de brief. Maak daarom afspraken aan de voorkant. Met een webbouwer: bij oplevering een lijst van alle gebruikte beelden met bron en licentie, en licenties op naam van jouw organisatie. Met freelancers en medewerkers: alleen beeld uit de bronnen die jij hebt aangewezen, en alles via de bronregistratie hierboven.
Voor organisaties met veel wisselende handen aan de site, zoals een vereniging met vrijwilligers of een webshop met een productfeed, is dit de belangrijkste stap. Wat er bij zulke organisaties in de praktijk misgaat, lees je bij fotoclaim bij een vereniging en fotoclaim bij een webshop. En voor beeld dat je niet zelf plaatst maar insluit, zoals video's of plaatjes van een partnerprogramma, geldt dat je de embedcode van het platform gebruikt en de voorwaarden bewaart; zie claim over een ingesloten afbeelding.
Jaarlijkse controle
Een site groeit en verandert. Wat vandaag klopt, is over drie jaar een open vraag als niemand er meer naar kijkt.
Maak een lijst van alle beelden op de site, met uploaddatum en gebruiker. De meeste systemen kunnen dat exporteren of tonen het in de mediabibliotheek.
Elk beeld zonder map is een open vraag. Zoek de bron alsnog op of vervang het beeld door iets waarvan je de herkomst wel kent.
Oude berichten, oude pagina's, pdf's en nieuwsbrieven in het archief. Wat je niet meer nodig hebt, kun je opruimen; wat je bewaart, moet kloppen.
Noteer wanneer je hebt gecontroleerd en wat je hebt aangepast. Dat laat zorgvuldigheid zien als er ooit toch een discussie ontstaat.
Veelgestelde vragen
Verder lezen
Brief ontvangen?
Kies wat bij je past, reken meteen af en je kunt direct verder. Weet je niet welke van de drie je nodig hebt, stel dan eerst je vraag.
FotoclaimHulp is een particulier initiatief, opgezet door mensen die zelf zo'n brief kregen. Wij doen dit omdat we het maatschappelijk belangrijk vinden dat mensen niet betalen voor iets wat niet klopt, niet omdat er een verdienmodel achter zit. Wel zijn we eerlijk over waar onze rol ophoudt.
Elke zaak is anders. Aan de informatie op deze site kun je daarom geen rechten ontlenen. Zie ook onze algemene voorwaarden.
