Hoe bewijs je dat je een geldige beeldlicentie hebt?

Wie stelt dat hij toestemming had, moet dat in de regel kunnen onderbouwen. Dat is geen wantrouwen, het is hoe bewijs werkt: de claimpartij ziet een beeld op jouw site en kan zelf niet in jouw account kijken. Het is aan jou om het bewijs bij elkaar te leggen. Doe je dat volledig, dan is de zaak meestal snel klaar. Doe je het half, dan volgt een tweede brief met vragen, en ben je verder van huis dan met een goede eerste keer.

Een sluitend bewijs beantwoordt vijf vragen tegelijk: welk beeld, wie heeft de licentie, wanneer is die afgegeven, onder welke voorwaarden en voor welk gebruik. Eén document beantwoordt zelden alle vijf. Daarom is het een combinatie: het licentiedocument of de regel uit je licentiegeschiedenis, de factuur, de licentietekst zoals die toen gold, en een koppeling met het beeld op je site.

Waarom de datum zo zwaar weegt

Een licentie van vóór de plaatsing dekt het gebruik. Een licentie van erna maakt het gebruik vanaf dat moment in orde, maar zegt niets over de periode ervoor. Claimpartijen kijken daarom als eerste naar de datum, en vergelijken die met de vroegste schermafbeelding die zij zelf hebben. Hoe zij aan die schermafbeeldingen komen, lees je bij Wayback Machine en screenshots als bewijs.

Let ook op de voorwaarden zoals die golden op het moment van de licentie, niet zoals ze nu zijn. Beeldbanken passen hun licentieteksten aan. Wat toen onder een standaardlicentie viel, kan nu onder een uitgebreide licentie vallen, of andersom. Wie de oude tekst kan laten zien, kan laten zien wat hij destijds mocht. Wie alleen de nieuwe tekst heeft, voert een discussie over de verkeerde regels.

Waar je de documenten per platform vindt, staat op Canva, Envato, Shutterstock, Adobe Stock en iStock. Wat je verder in je dossier bewaart, op de documentenchecklist. En vind je uiteindelijk niets, lees dan claim ontvangen zonder licentie: ook dan blijven er controlepunten over.