Een fotoclaim is een dossier, ook als je nooit iets terugschrijft. Wat je nu bewaart, bepaalt wat je straks kunt laten zien. Dit is de lijst, eerst als vier stappen en daarna als checklist om af te vinken.
Waarom een dossier
De meeste mensen die een claim krijgen, doen als eerste iets aan de pagina: het beeld weghalen, de tekst aanpassen, soms de hele pagina offline. Dat is begrijpelijk, maar het is de verkeerde volgorde. Alles wat je verandert voordat je het hebt vastgelegd, kun je later niet meer laten zien. En het is precies dat 'laten zien' waar een claim om draait: wat stond er, sinds wanneer, waar kwam het vandaan en wat is er sindsdien gebeurd.
Een goed dossier is niet ingewikkeld. Het is één map, op je computer of in de cloud, met een vaste indeling en een datum bij elk bestand. Het kost een uur om aan te leggen en het bespaart je elk volgend uur, of dat nu gaat om een reactie, een adviesgesprek of een procedure die er hopelijk nooit komt. Ook als je de zaak uit handen geeft, bijvoorbeeld via ons ontzorgd traject, is dit de map waar we mee beginnen.
De lijst hieronder is bewust breder dan wat je waarschijnlijk nodig hebt. Wat er niet is, noteer je als 'niet aanwezig' met de reden erbij. Ook dat is informatie: een bouwer die geen licentie kan overleggen, zegt iets over waar de fout is ontstaan, zie foto uit mijn WordPress-thema.
In vier stappen
In deze volgorde. Stap 2 komt vóór elke wijziging aan je site.
De claimbrief of mail, compleet met bijlagen, envelop en de datum van ontvangst. Bij een mail: het originele bericht, niet een doorgestuurde kopie. Bij een portaal: een schermafbeelding van wat je daar ziet, met datum.
Schermafbeelding van de pagina met het beeld, url en datum in beeld, en een archiefkopie via de Wayback Machine. Hoe je dat doet, staat bij screenshots en de Wayback Machine.
Waar kwam het beeld vandaan, wanneer, door wie geplaatst? Licentie, factuur, downloadbevestiging of de mail van je bouwer. Per platform: Canva, Envato, Shutterstock, Adobe Stock en iStock.
Elke brief, mail of telefoonnotitie, met datum. De datum waarop je het beeld eventueel hebt verwijderd, met een schermafbeelding van de pagina daarna. Alles in chronologische volgorde.
De checklist
Hoe lang
Hoe lang bewaar je dit? Langer dan je denkt. Een vordering tot schadevergoeding verjaart in de regel vijf jaar na het moment dat de rechthebbende bekend werd met de schade en de aansprakelijke partij, met een absolute grens van twintig jaar. Dat betekent dat een claim jaren na het gebruik nog kan komen, en dat een afgehandelde claim jaren later opnieuw ter sprake kan komen als dezelfde partij een ander beeld vindt. Lees is mijn fotoclaim verjaard?
Bewaar het dossier dus ook nadat de zaak is afgerond, inclusief de afsluitende bevestiging. En bewaar het op een plek die niet afhangt van één persoon of één account: een gedeelde map van het bedrijf, niet de mailbox van een medewerker die volgend jaar weg is.
Wat je met het dossier doet, welke stukken je deelt en in welke volgorde, is een keuze die van jouw brief afhangt. Die keuzes staan in de handleiding.
Veelgestelde vragen
Verder lezen
Brief ontvangen?
Kies wat bij je past, reken meteen af en je kunt direct verder. Weet je niet welke van de drie je nodig hebt, stel dan eerst je vraag.
FotoclaimHulp is een particulier initiatief, opgezet door mensen die zelf zo'n brief kregen. Wij doen dit omdat we het maatschappelijk belangrijk vinden dat mensen niet betalen voor iets wat niet klopt, niet omdat er een verdienmodel achter zit. Wel zijn we eerlijk over waar onze rol ophoudt.
Elke zaak is anders. Aan de informatie op deze site kun je daarom geen rechten ontlenen. Zie ook onze algemene voorwaarden.
