Alles wat je naar een claimpartij stuurt, komt in een dossier terecht en kan later worden gebruikt. Dat maakt een reactie geen kwestie van toon of beleefdheid, maar van inhoud. Deze pagina legt uit wat een reactie in het algemeen doet, wat erkenning betekent en welke elementen in de praktijk worden vergeten.
Het dossier
Een claimbrief is het begin van een dossier bij de afzender. Bij een fotograaf is dat een map, bij een bureau een record in een systeem met een dossiernummer. Elke reactie van jou wordt aan dat dossier toegevoegd: e-mails, brieven, bijlagen, maar ook wat je aan de telefoon zegt, want daar wordt een notitie van gemaakt.
Een reactie doet daardoor een paar dingen tegelijk, of je dat nu wilt of niet. Hij bevestigt dat de brief is aangekomen en dat het adres klopt. Hij bevestigt wie jij bent en in welke hoedanigheid je schrijft: privé, als bedrijf, als bestuurslid. Hij legt vast wat je op die datum wist en vond. En hij kan, vaak zonder dat de schrijver het merkt, een erkenning bevatten van het gebruik, van de periode of van de vordering.
Een reactie kan ook iets anders doen: vragen op tafel leggen die de afzender moet beantwoorden. Wie de rechthebbende is, waaruit dat blijkt, of de afzender een mandaat heeft om namens die rechthebbende te innen, en hoe het bedrag is opgebouwd. Zulke vragen verschuiven de bewijslast naar de plek waar hij hoort.
Een reactie maakt de claim op zichzelf niet kleiner of groter. Hij vervangt geen bewijs: wat je stelt over een licentie of over de periode, moet je later kunnen laten zien. Hij beëindigt de zaak niet, ook niet als je vindt dat je gelijk hebt. En hij zet de termijn in de brief niet stil, want die termijn was al geen wettelijke deadline. Wat een reactie wel of niet voor jouw positie doet, hangt dus volledig af van wat erin staat en van wie er aan de andere kant zit.
Wel en niet
Een reactie is een gedateerd stuk. Wat erin staat over de foto, de bron en de periode, is later jouw eigen verklaring, in beide richtingen.
Betwisten is een standpunt, geen bewijs. De vraag of de claim klopt, wordt beantwoord door de stukken, niet door de stelligheid van de brief.
Vragen naar rechthebbende, mandaat, licentietarief en periode moeten worden beantwoord voordat er iets vaststaat. Blijft het antwoord uit, dan zegt dat iets.
Die termijn was door de afzender bedacht. Een reactie verandert daar niets aan; de volgende brief komt of komt niet, los van wat je hebt gestuurd.
Schrijf je namens je bedrijf, je vereniging of jezelf? Dat bepaalt onder meer of de consumentenregels voor incassokosten gelden.
Een licentie waarvan je zegt dat je hem had, telt pas als je het bewijs erbij kunt leggen. Zie licentie bewijzen bij een fotoclaim.
Erkenning
Erkenning is het woord dat in elke voorbeeldbrief van de handleiding centraal staat, en het is het woord dat de meeste ontvangers van een claimbrief niet kennen. Een erkenning is een handeling of uitlating waaruit blijkt dat je de vordering, of een deel ervan, accepteert. Dat hoeft niet letterlijk te zijn. Betalen kan als erkenning worden gelezen, en een deel betalen soms als erkenning van het geheel. Schrijven dat je fout zat, dat je het niet wist, of dat je het beeld inmiddels hebt weggehaald, bevestigt in ieder geval het gebruik en vaak ook de periode.
Waarom weegt dat zo zwaar? Omdat een erkenning de discussie verplaatst. Zolang niets is erkend, moet de afzender aantonen dat er een inbreuk was, dat hij mag claimen en dat het bedrag klopt. Na een erkenning gaat het gesprek alleen nog over de hoogte, en soms zelfs daar niet meer over. Een erkenning kan bovendien de verjaring stuiten en maakt het lastiger om later alsnog naar het mandaat of de licentie te vragen.
Het lastige is dat een erkenning zelden als erkenning voelt. Het voelt als eerlijkheid, als netjes zijn, als de lucht klaren. Hieronder staat een typische eerste reactie van iemand die net een claimbrief heeft opengemaakt, ontleed in de onderdelen waar het dossier van de afzender iets mee kan.
Wat mensen vergeten
Niet wat je schrijft, maar wat je op dat moment nog niet had uitgezocht, bepaalt meestal hoe een dossier verder loopt.
Waarom zo
Als je alles hierboven leest, valt één ding op: of een reactie helpt of schaadt, hangt af van wie er schrijft, hoe de brief is bezorgd, of de tenaamstelling klopt en of de afzender de rechten kan aantonen. Met de keuzehulp breng je eerst je stukken en je hulpvraag in kaart. Een reactie die bij een fotograaf verstandig is, kan bij een incassopartij een cadeau zijn, en andersom.
Daarom staat op deze pagina geen voorbeeldbrief. Een reactie los van de situatie is een gok, en de zinnen die het vaakst worden gekopieerd van internet zijn precies de zinnen die in het dossier het meeste weggeven. De handleiding is andersom opgebouwd: eerst je dossier doornemen, dan per situatie wat een reactie in die situatie wel en niet moet bevatten, en pas daarna vier voorbeeldbrieven, elk voor één van die situaties. Erkenning is in alle vier het uitgangspunt waar de tekst omheen is gebouwd.
Wil je dat iemand meekijkt met jouw brief voordat er iets de deur uit gaat, dan is er het adviesgesprek, waarin we de handleiding toepassen op jouw dossier. Wat de drie vormen van hulp kosten en waarin ze verschillen, staat bij kies je hulp.
Veelgestelde vragen
Verder lezen
Brief ontvangen?
Kies wat bij je past, reken meteen af en je kunt direct verder. Weet je niet welke van de drie je nodig hebt, stel dan eerst je vraag.
FotoclaimHulp is een particulier initiatief, opgezet door mensen die zelf zo'n brief kregen. Wij doen dit omdat we het maatschappelijk belangrijk vinden dat mensen niet betalen voor iets wat niet klopt, niet omdat er een verdienmodel achter zit. Wel zijn we eerlijk over waar onze rol ophoudt.
Elke zaak is anders. Aan de informatie op deze site kun je daarom geen rechten ontlenen. Zie ook onze algemene voorwaarden.
