Bijna elke claimbrief telt er kosten bij op: incassokosten, dossierkosten, opsporingskosten, rente. Sommige daarvan zijn wettelijk geregeld, andere zijn een keuze van de afzender. Dit is waar die posten aan moeten voldoen.
De regels
Incassokosten zijn geen vrije post. In Nederland zijn de buitengerechtelijke incassokosten wettelijk genormeerd: er geldt een staffel die aan de hoofdsom is gekoppeld, met een minimum en een maximum. Een claimbrief die daar zomaar een rond bedrag bovenop legt, volgt die staffel niet.
Voor consumenten gelden strengere regels dan voor bedrijven. Een consument moet eerst een aanmaning krijgen waarin staat dat er binnen veertien dagen na ontvangst betaald kan worden en welk bedrag aan incassokosten er anders volgt. Die brief moet ook echt zijn ontvangen. Zonder die stap zijn de kosten bij een consument in de regel niet verschuldigd. Wat het verschil is tussen die aanmaning en een sommatie, staat op sommatie of aanmaning.
Belangrijk verschil met een gewone incasso: een claim over een foto is geen onbetaalde factuur. Er is niets afgesproken en er is dus ook geen betalingstermijn verstreken. De afzender stelt dat je schade hebt veroorzaakt en vraagt daar een vergoeding voor. Zolang die vordering zelf ter discussie staat, staat de grondslag voor de kosten er ook. Of de wettelijke staffel bij zo'n schadevordering dwingend geldt of alleen als richtsnoer, is een juridische vraag waar verschillend over wordt gedacht. Uitspraken waarin rechters zich hierover uitlaten, staan verzameld op jurisprudentie over fotoclaims.
De staffel
De regels staan in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Zo werkt de berekening in de praktijk.
De staffel wordt berekend over de hoofdsom: het bedrag dat de afzender als vergoeding vordert, zonder rente en zonder de kosten zelf. Bij een fotoclaim is dat de licentievergoeding, eventueel met een opslag. Is die hoofdsom betwist, dan is de berekening voorlopig.
Over de eerste 2.500 euro van de hoofdsom geldt 15 procent, met een minimum van 40 euro. Bij een vordering van 300 euro is dat dus 45 euro; bij 500 euro is het 75 euro. Over de bedragen daarboven gelden lagere percentages. De staffel zelf staat in artikel 2 van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten.
Ben je consument, dan mogen de kosten pas na een aanmaning die de termijn van veertien dagen en het exacte kostenbedrag noemt. Ben je ondernemer, dan geldt die eis niet, maar de staffel wel. Wat 'consument' hier betekent, hangt af van of de site bij een bedrijf hoort; zie fotoclaim bij een privéwebsite.
Btw over incassokosten mag alleen worden doorberekend als de schuldeiser die btw zelf niet kan verrekenen. Een bedrijf of een bureau kan dat meestal wel. Staat er 'incassokosten inclusief btw', dan is dat een punt om te controleren.
Uit verhouding
Als de kosten om de vordering heen groter zijn dan de vordering zelf, is dat het eerste wat opvalt.
In het voorbeeld hierboven zouden de wettelijke incassokosten over een hoofdsom van 300 euro op 45 euro uitkomen, of op 67,50 euro als de opslag meetelt. Alles daarboven heeft een andere naam nodig, en die namen zie je in claimbrieven dan ook: administratiekosten, dossierkosten, onderzoekskosten, opsporingskosten, kosten juridische bijstand. De wettelijke vergoeding is bedoeld als een totaal voor het buitengerechtelijke werk. Losse posten daarnaast voor hetzelfde werk vallen in de regel onder dezelfde vergoeding.
Let ook op waar de kosten over worden gerekend. Incassokosten over de hoofdsom plus de opslag wegens naamsvermelding plus eerdere kosten, is kosten over kosten. Een claim die begint met een schikkingsvoorstel en na twee brieven een stuk hoger uitkomt, heeft daarmee geen hogere hoofdsom gekregen, alleen meer lagen eromheen. Hoe je het totaal ontleedt, laat de bedrag-check zien; wat een gebruikelijke vergoeding voor het beeld zelf is, staat op wat is een redelijk bedrag.
Controleren
Loop ze na met de brief ernaast. Elke vraag waarop het antwoord ontbreekt, is een laag die niet vanzelf verschuldigd is.
Andere posten
Naast incassokosten wordt vaak rente gevorderd. De wettelijke rente is een percentage per jaar dat de overheid vaststelt, en bij een claim van een paar honderd euro gaat het om enkele euro's. Belangrijker dan de hoogte is de begindatum. Bij een factuur begint rente te lopen als de betalingstermijn is verstreken en de schuldenaar in verzuim is, meestal na een ingebrekestelling. Bij een vordering tot schadevergoeding kan dat anders liggen en eerder beginnen. Rente die wordt berekend vanaf een datum die de afzender zelf heeft gekozen, of over een bedrag dat nog ter discussie staat, is in elk geval geen vaststaand gegeven.
Twee posten liggen anders dan incassokosten. Opsporingskosten, het bedrag dat een bureau rekent voor het vinden van het beeld met software, worden door claimpartijen gepresenteerd als schade en niet als incassokosten. Rechters oordelen daar wisselend over: in Breda werd in februari 2026 naast de licentievergoeding een bescheiden bedrag aan opsporingskosten toegewezen, terwijl er in de zaken waarin de vordering strandde niets van overbleef. De uitspraken staan op jurisprudentie over fotoclaims.
Kosten van een advocaat vallen buiten een procedure onder dezelfde buitengerechtelijke vergoeding. Dat een advocatenkantoor de brief stuurt, maakt de staffel niet hoger. Pas in een procedure kan de rechter in auteursrechtzaken de werkelijke proceskosten toewijzen aan de partij die wint. Wat er verandert als de claim bij een advocaat of deurwaarder ligt, lees je op claim bij advocaat of deurwaarder.
Herkennen
'Incassokosten: 250 euro' zonder dat duidelijk is over welke hoofdsom en volgens welke staffel, is een keuze van de afzender, geen wettelijke post.
Vijftien procent over de gevraagde vergoeding voor het beeld, met een minimum van veertig euro, na een aanmaning die aan de eisen voldoet. Zo hoort het eruit te zien.
Incassokosten berekend over een totaal waar eerdere incassokosten, rente of dossierkosten al in zaten. Elke laag maakt de volgende laag groter.
Bij een consument: een brief die veertien dagen na ontvangst geeft en het exacte kostenbedrag noemt. Ontbreekt die brief, dan ontbreekt bij een consument de grondslag voor de kosten.
Veelgestelde vragen
Samengevat: de vergoeding voor het beeld en de kosten eromheen zijn twee verschillende dingen. De eerste hoort uit een licentietarief te volgen, de tweede uit de wet. Een claimbrief die beide op een hoop gooit, wordt daar niet sterker van. Wat je met die constatering doet, hangt af van je hele dossier en staat in de handleiding, toegespitst op jouw brief.
Verder lezen
Brief ontvangen?
Kies wat bij je past, reken meteen af en je kunt direct verder. Weet je niet welke van de drie je nodig hebt, stel dan eerst je vraag.
FotoclaimHulp is een particulier initiatief, opgezet door mensen die zelf zo'n brief kregen. Wij doen dit omdat we het maatschappelijk belangrijk vinden dat mensen niet betalen voor iets wat niet klopt, niet omdat er een verdienmodel achter zit. Wel zijn we eerlijk over waar onze rol ophoudt.
Elke zaak is anders. Aan de informatie op deze site kun je daarom geen rechten ontlenen. Zie ook onze algemene voorwaarden.
