Sommatie, aanmaning of ingebrekestelling?

De woorden

Wat ze betekenen

Bovenaan een claimbrief staat vaak een woord in hoofdletters: aanmaning, sommatie, laatste herinnering, ingebrekestelling. Die woorden zijn door de afzender gekozen omdat ze indruk maken. Ze hebben wel degelijk een betekenis, maar een andere dan de meeste ontvangers denken.

Een aanmaning is een herinnering om te betalen. Voor consumenten heeft die brief een bijzondere rol: pas na een aanmaning met een termijn van veertien dagen, waarin ook het bedrag aan incassokosten staat dat anders volgt, mogen die kosten in rekening worden gebracht. Ontbreekt die brief, dan wankelt de grondslag voor de kosten. Lees incassokosten bij een fotoclaim.

Een ingebrekestelling is een schriftelijke mededeling dat iemand tekortschiet, met een laatste redelijke termijn om alsnog na te komen. Het doel is om je formeel in verzuim te brengen, want zonder verzuim bestaat er in veel gevallen geen recht op wettelijke rente of vergoeding van bepaalde kosten. Bij een fotoclaim ligt dat anders dan bij een onbetaalde factuur: er was geen afspraak die je niet bent nagekomen, er is een gestelde inbreuk die eerst moet worden aangetoond.

Een sommatie is een dringende eis om iets te doen of te laten, meestal met de aankondiging van vervolgstappen. Het woord klinkt als een juridische status, maar iedereen mag een sommatie sturen, ook zonder onderbouwing. Een sommatie op briefpapier van een advocaat is niet sterker dan de stukken die eronder liggen.

Dat is de kern: de woorden zeggen iets over de toon en de fase, en niets over de vraag of de claim klopt. Daarvoor kijk je naar de onderdelen van de brief zelf, zoals uitgelegd bij is mijn claim terecht.

De volgorde

Waar in het traject zit jouw brief?

Niet elke afzender doorloopt alle stappen, en de volgorde verschilt per partij. Maar de fase waarin je brief zit, bepaalt wel wat er aan onderbouwing bij hoort te zitten.

1

Eerste bericht

Vaak een licentievoorstel of een verzoek om contact. Vriendelijk van toon, met een bedrag en een termijn erbij.

2

Aanmaning

Een herinnering. Bij consumenten hoort hier de veertiendagentermijn en het exacte bedrag aan incassokosten in te staan.

hier ontstaan de incassokosten

3

Ingebrekestelling

Een formele aanzegging met een laatste termijn, bedoeld om je in verzuim te brengen.

4

Sommatie

Een dringende eis, meestal met de aankondiging dat er anders wordt geprocedeerd. Soms van een advocaat of deurwaarder.

5

Dagvaarding

Nu pas ligt de zaak bij de rechter. Vanaf dit moment gelden termijnen die in de wet staan en niet door de tegenpartij zijn gekozen.

+ proceskosten

Kijk niet naar de toon maar naar de fase. En vooral: kijk of de onderbouwing meegroeit met de zwaarte van de woorden. In de praktijk wordt de brief zwaarder terwijl de bijlagen hetzelfde blijven. Wat een brief van een advocaat of deurwaarder wel en niet betekent, lees je bij advocaat of deurwaarder in je brievenbus.

De termijn en het kenmerk

Wat de kleine lettertjes bovenaan je brief zeggen

Bijna elke brief noemt een datum: voor die dag moet er betaald zijn, of gereageerd. Die termijn is door de afzender bedacht. Het is geen wettelijke deadline en geen termijn van een rechter. Verstrijkt hij, dan volgt in de regel een volgende brief, met een zwaarder woord erboven en soms een hoger bedrag eronder. De termijn is dus vooral een instrument om tempo te maken, en om te zorgen dat je beslist voordat je hebt uitgezocht waar je staat.

Toch heeft de termijn wel een functie, alleen een andere dan de brief suggereert. Bij consumenten is de veertiendagentermijn in de aanmaning een voorwaarde voor incassokosten. Bij een ingebrekestelling markeert de termijn het moment waarop de afzender stelt dat je in verzuim bent. Welke termijn er in jouw brief staat en aan welk woord hij is gekoppeld, zegt dus iets over wat de afzender denkt te kunnen vorderen. Wat je met de termijn doet en in welke volgorde je de stappen zet, hangt af van wie er schrijft en hoe de brief is bezorgd. De handleiding geeft uitleg over mogelijke vervolgstappen. De keuzehulp helpt je om je voorbereiding op orde te brengen.

Het kenmerk bovenaan

Naast het zware woord staat meestal een klein woord: een kenmerk, referentie of dossiernummer. Dat nummer is in de praktijk belangrijker dan het woord in hoofdletters. Het koppelt jouw brief aan een dossier bij de afzender, en bij een bureau dat veel brieven tegelijk verstuurt is dat dossier vaak automatisch aangemaakt. Bewaar de brief met het nummer erop, en zet elke volgende brief, e-mail en bijlage bij elkaar. Hoe je zo'n dossier op orde houdt, staat in de documentenchecklist.

Welk woord staat erboven, en welke fase hoort daarbij?Een eerste brief die meteen 'sommatie' heet, slaat een paar stappen over. Dat mag, maar het zegt iets over de werkwijze van de afzender.
Staat er een veertiendagentermijn in, met het bedrag aan incassokosten?Zo niet, dan is de aanmaning in ieder geval bij consumenten niet de brief die de wet bedoelt.
Groeit de onderbouwing mee met de toon?Vergelijk de bijlagen van de eerste brief met die van de tweede. Vaak is alleen het woord veranderd.
Wie ondertekent, en namens wie?Een incassobureau, bemiddelaar of advocaat handelt namens een ander. Of hij dat mag, is de vraag naar het mandaat.
Klopt het dossiernummer op elke brief?Verschillende nummers voor dezelfde foto wijzen op een geautomatiseerd proces waarin niemand je dossier heeft bekeken.

Ontleed de kop

Zes onderdelen bovenaan je brief, en wat ze werkelijk zeggen

Leg je brief ernaast en loop de onderdelen na. Het zware woord is er maar één van, en niet het belangrijkste.

1

Kenmerk en dossiernummer

2

Aanhef en tenaamstelling

3

Het woord in hoofdletters

4

De termijn en het bedrag

5

De aangekondigde vervolgstap

6

Ondertekening en hoedanigheid

Kenmerk en dossiernummerHet spoor naar het dossier van de afzender. Elke brief over dezelfde foto hoort hetzelfde nummer te dragen.
Aanhef en tenaamstellingAan wie is de brief gericht: jou privé, je bedrijf, een oude handelsnaam, de vorige eigenaar van de site? Dit is vraag 3 van de keuzehulp.
Het woord in hoofdlettersAanmaning, sommatie of ingebrekestelling. Het vertelt in welke fase de afzender zegt te zitten, niet of hij gelijk heeft.
De termijn en het bedragEen datum en een hoofdsom, vaak met opslagen en kosten. Of dat bedrag ergens op is gebaseerd, toets je met de bedrag-check.
De aangekondigde vervolgstapOverdracht aan incasso, inschakeling van een advocaat, een procedure. Een aankondiging is geen besluit; de meeste aankondigingen blijven aankondigingen.
Ondertekening en hoedanigheidFotograaf, bureau, incassopartij, advocaat of deurwaarder. Elke hoedanigheid brengt een ander stuk mee dat de afzender moet kunnen laten zien.

Veelgestelde vragen

Over de woorden in je brief

Is een sommatie erger dan een aanmaning?

Het klinkt zwaarder, maar juridisch is een sommatie vooral een dringende eis. Wat telt is of de afzender bij die eis ook laat zien wie de rechthebbende is, waaruit dat blijkt en hoe het bedrag is opgebouwd. Blijft dat gelijk, dan is er alleen een woord veranderd.

Wat gebeurt er als de termijn in de brief verstrijkt?

In de regel volgt een nieuwe brief, met een zwaarder woord en soms een hoger bedrag. De termijn zelf heeft geen wettelijke kracht. Bij consumenten is de veertiendagentermijn in een aanmaning wel een voorwaarde voordat incassokosten mogen worden gerekend.

Mijn brief heet ingebrekestelling. Ben ik nu in verzuim?

Dat is wat de afzender stelt. Of dat klopt hangt af van de vraag of er überhaupt een verplichting bestaat die je niet bent nagekomen, en dat is bij een betwiste inbreuk juist het punt van discussie.

Er staat een dossiernummer op, maar ik heb nooit een eerdere brief gehad.

Dat komt voor, zeker bij e-mail of bij een verhuizing. Het nummer zegt alleen dat er bij de afzender een dossier bestaat. Vraag je om de eerdere brieven, dan wordt vanzelf duidelijk of er een aanmaning met veertiendagentermijn is geweest.

Maakt het uit of de brief van een advocaat of een deurwaarder komt?

Voor de sterkte van de claim niet. Voor de fase soms wel: een deurwaarder kan een dagvaarding betekenen, maar een deurwaarder die alleen aanschrijft, doet dat als incassopartij. Lees wat een advocaat of deurwaarder in je brief betekent.

Verder lezen

Sommatie, aanmaning of ingebrekestelling: wat staat er nu eigenlijk?