Verenigingen, stichtingen, kerken en vrijwilligersorganisaties krijgen deze brieven opvallend vaak. Hun sites staan vol beeld dat door wisselende vrijwilligers is geplaatst, vaak jaren geleden. En de vraag wie er dan aansprakelijk is, komt voor veel besturen als een onaangename verrassing.
Aansprakelijkheid
Heeft je vereniging rechtspersoonlijkheid, dus is ze opgericht bij notariële akte en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, dan is de vereniging zelf de partij die wordt aangesproken. Bestuursleden zijn dat in beginsel niet persoonlijk. Hetzelfde geldt voor een stichting, die altijd bij notariële akte wordt opgericht, en in de regel ook voor een kerkgenootschap, dat een eigen vorm van rechtspersoonlijkheid heeft.
Is de vereniging informeel, dus zonder notariële akte, dan ligt het anders. De vereniging bestaat wel, maar bestuurders kunnen in bepaalde gevallen naast de vereniging persoonlijk worden aangesproken voor verplichtingen die tijdens hun bestuursperiode zijn ontstaan. Voor een kleine club die nooit langs de notaris is geweest, is dat een reëel punt.
De vrijwilliger die de foto plaatste, is meestal niet degene bij wie de claim terechtkomt. De brief is gericht aan de organisatie achter de website, want die is in de ogen van de claimpartij degene die de foto heeft openbaar gemaakt. Dat maakt het voor de vrijwilliger niet minder vervelend, want in de praktijk voelt diegene zich er verantwoordelijk voor. Voer dat gesprek als bestuur meteen goed: de fout is van de club, niet van de vrijwilliger.
Wat verder opvalt: het maakt voor de vraag of er inbreuk is gemaakt geen verschil dat je geen winst maakt. Het auteursrecht op foto's geldt voor een hobbyblog, een kerkwebsite en een webshop op dezelfde manier. Wel is de omvang van het gebruik bij een club doorgaans klein, en dat telt mee bij wat een redelijke vergoeding is. Herken je je meer in een site die door één persoon in zijn vrije tijd wordt bijgehouden, lees dan ook fotoclaim op je privéwebsite of hobbyblog.
Vier situaties
Het gaat bijna nooit om de foto op de homepage. Het gaat om wat er in de loop van jaren door verschillende handen op de site is gezet.
De vrijwilliger die het verslag schreef, zocht er een mooie foto bij. Persfoto's worden actief opgespoord en zijn bij clubs een veelvoorkomende aanleiding. Of een beroep op citaatrecht hier iets doet, lees je bij citaatrecht en persfoto's.
De maker is lid, heeft de foto voor de club gemaakt en weet dat hij op de site staat. Leg die toestemming alsnog vast in een mail, dan is hij ook over tien jaar nog terug te vinden. Let wel op de mensen die op de foto staan.
De pagina is jaren geleden gemaakt door iemand die allang geen lid meer is, en niemand heeft er sindsdien naar gekeken. Scanners wel. Hoe je met zulke pagina's omgaat staat bij claim over een oude pagina of archief.
De sponsor stuurde een pakketje beeld voor op de site. Of de sponsor die foto's zelf mocht doorgeven, staat zelden op papier. Vraag het na en bewaar het antwoord.
Eerst uitzoeken
Een bestuursvergadering over een claim zonder deze antwoorden loopt uit op speculatie. Met deze antwoorden wordt het een kort agendapunt.
Voordat het bestuur ook maar iets vindt van de brief, is er huiswerk. De eerste vraag is feitelijk: staat de foto er, waar, sinds wanneer, en wie heeft hem geplaatst? Bij een vereniging is dat lastiger dan bij een eenmanszaak, omdat inlogaccounts zijn gedeeld en de webmaster van toen niet de webmaster van nu is. Kijk in het beheer van je website naar de uploaddatum en de gebruikersnaam bij het bestand, en vraag oud-bestuursleden of zij nog weten waar het beeld vandaan kwam.
Leg daarna zelf vast wat er nu op de pagina staat, met datum. Claimpartijen doen dat ook, en jouw eigen schermafbeeldingen en de geschiedenis van de pagina in het internetarchief zijn later je enige tegenwicht. Hoe je dat aanpakt, staat bij Wayback Machine en schermafbeeldingen bij een fotoclaim. Doe dit voordat iemand in een reflex de foto weghaalt; wat er daarna met de pagina gebeurt, is een aparte beslissing.
De tweede vraag gaat over de afzender. Schrijft de fotograaf zelf, of een bureau dat zegt namens hem op te treden? In dat laatste geval mag je vragen waaruit blijkt dat het bureau de vordering mag innen. Wat zo'n machtiging is en wat je ervan mag verwachten, lees je bij mag deze partij de claim innen? De rest van de controlepunten, van rechthebbende tot bedrag, loop je na in is mijn claim terecht?, en wat je daarvoor bij elkaar zoekt staat in de documentenchecklist.
Het bedrag
Een kleine organisatie betaalt voor een licentie doorgaans minder dan een groot bedrijf. Dat verschil komt in de brief meestal niet terug.
Bij een claim gaat het bedrag uit drie delen: een licentievergoeding voor het gebruik, vaak een opslag daarbovenop, en soms kosten. Het eerste deel is het ijkpunt. Wat een licentie voor een foto op een clubwebsite met een klein bereik had gekost, is iets anders dan wat een landelijk medium betaalt. Claimbrieven maken dat onderscheid zelden uit zichzelf.
Hoe zo'n bedrag wordt opgebouwd en waar je de opbouw op controleert, staat bij wat is een redelijk bedrag? Wil je snel zien in welke zone het gevraagde bedrag valt, gebruik dan de bedrag-check. Dat geen winstoogmerk het gebruik niet toelaatbaar maakt, blijft staan; het is een argument over de hoogte, niet over de vraag of er iets verschuldigd is.
Wat je nu doet
Los van wat er met deze ene brief gebeurt: dit is wat een bestuur regelt om herhaling te voorkomen.
Veelgestelde vragen
Verder lezen
Brief ontvangen?
Kies wat bij je past, reken meteen af en je kunt direct verder. Weet je niet welke van de drie je nodig hebt, stel dan eerst je vraag.
FotoclaimHulp is een particulier initiatief, opgezet door mensen die zelf zo'n brief kregen. Wij doen dit omdat we het maatschappelijk belangrijk vinden dat mensen niet betalen voor iets wat niet klopt, niet omdat er een verdienmodel achter zit. Wel zijn we eerlijk over waar onze rol ophoudt.
Elke zaak is anders. Aan de informatie op deze site kun je daarom geen rechten ontlenen. Zie ook onze algemene voorwaarden.
